Abralife Portal Brukermanual

Borettslag

Invitere administrator

For å invitere en administrator, som har administratortilgang til en enkelt forening, går du til Brukere → inviterte brukere og klikker på "inviter brukere"-knappen

Opprette bygning

Etter å ha opprettet ett nytt borettslag/sameie kan brukeren begynne å lage bygninger.

Dette kan gjøres ved enten å velge "Bygninger" i menyen til venstre og deretter klikke "Legg til bygning" øverst i høyre hjørne, eller ved å klikke "Registrer bygning" i blokken "Hurtigtilgang" i dashbordet.

Når du oppretter en bygning, kreves bygningens tittel og adresserelaterte felt på den første popup-siden.

På den andre popup-siden er alle felt obligatoriske bortsett fra å laste opp et bilde.

Notater

• Ikke mulig å slette bygninger
• Både superadministratorer og "vanlige" administratorer kan opprette nye bygninger.
• Addresseinformasjon er nødvendig for å dele bygningsadressen til boliger og fellesarealer inne i den gitte bygningen. 
• Antall etasjer er påkrevd slik det vises i byggekortet.

 

Opprette hjem

Hjem opprettes enten ved å bruke et excel-regneark for raskt å lage mange hjem eller legge dem til én etter én. Vær oppmerksom på at hjem som allerede er opprettet av sluttbrukere eller installatører som bruker Abralife-appen, må importeres ved hjelp av Retool eller "Claim Home"-funksjonaliteten i portalen

 

 

Ta over hjem i portal.

Noen ganger har en installatør satt opp et hjem for en sluttbruker, men sluttbrukeren har ikke gjort krav på hjemmet ennå. For disse scenariene kan vi bruke hoved adminbrukeren i portalen og kreve boligen til borettslaget først.

Opprette hjem

Boliger kan opprettes i bulk fra portalen ved å følge enkle trinn. Gå til bygninger-> boliger → legg til hjem

Når de er opprettet, kan beboerne inviteres neste gang.

Notater

• Ikke gå ut av eller oppdater sider når boliger er opprettet, vent til prosessen er ferdig.D
• Etter å ha opprettet minst én bygning kan brukeren begynne å legge til boliger.
• Hovedadministrator må brukes når du oppretter nye hjem.

 

Importere hjem og beboere

Beboere inviteres til hjem, eller hvis du bruker excel-importen, oppretter du boliger og inviterer beboere samtidig. Beboeren får da en SMS med lenke til Abra-appen. Etter påmelding kan beboeren godta hjeminvitasjonen, etter å ha gjort det vil beboeren vises i Abras nettportal.

 

Invitere beboer(e)

Beboere inviteres til boliger ved å klikke "Inviter" på boligen og gi nødvendig informasjon.

Notater

• En begrensning er at en administrator ikke kan invitere en beboer som har samme e-postadresse som administratoren er logget på med.

 

Bruk av Excel importering

Dersom brukeren ønsker å laste opp flere boliger med eller uten beboere samtidig, kan dette gjøres ved å importere et excel-ark.

Ved å klikke på "importer hjem og beboere"-knappen starter denne flyten. Brukeren blir bedt om å laste ned malen.

I excel kan brukeren legge inn informasjonen.
Hvis brukeren kun legger inn bolignummer, vil disse boligene bli opprettet. Dersom brukeren også ønsker å invitere beboere til disse boligene må brukeren oppgi hjemmenummer, fornavn, etternavn, telefonnummer og e-post.

Hvis brukeren oppgir for eksempel et hjemmenummer og en e-post vil de få en feilmelding fordi det ikke er lagt inn nok informasjon om beboeren.

Etter å ha lastet opp excel-arket må brukeren velge en bygning for disse boligene, de vil da se en forhåndsvisning av de nye boligene.
Etter å ha klikket "lagre hjem" vil boligene bli opprettet og potensielle invitasjoner vil bli sendt på SMS.

Notater

• Som nevnt i generelle retningslinjer, bruk hovedadministrator-brukeren når du oppretter hjem og inviterer beboere.
• Det er mulig å lage boliger med beboere og uten beboere i samme Excel-ark.
• Hjemmenummeret skal følge norsk hjemmenummerkonvensjon.
  Finn bruksenhetsnummer (bolignummer)

 

Koble til hub

Etter å ha opprettet minst ett hjem kan brukeren begynne å koble til huber.

Dette kan enten gjøres ved å klikke på "Koble til hub" på et hjems rad i boliglisten eller listen over fellesarealer, eller ved å klikke på "Koble til hub"-knappen på enhetssiden.

Etter å ha koblet til en hub vil hjemmelisten vise huben og vannstatusen, og de tilkoblede enhetene vises på enhetssiden.

Notater

Foreløpig kan brukeren bare koble til med serienummer

 

Alarmstasjon

For å aktivere alarmstasjon for et hjem, må brukeren ha et aktivt abonnement på sin Abra-bruker. Dette oppnås som tidligere nevnt når brukeren kjøper abonnementsprodukter i Odoo. Det er også viktig å sette denne rekkefølgen på hovedadmin i borettslaget og være pålogget som denne brukeren i portalen ved aktivering og konfigurering av alarmstasjon på boliger og andre alarmstasjonsinnstillinger.

Angi standard alarmstasjonskontakt

Når det er brannalarm i en borettslagsbolig som har alarmstasjon aktivert så vil alarmstasjon kontakte beboer først og så også senere varsle standard alarmstasjonskontakt i borettslaget i tillegg. Denne standardkontakten legges derfor til som en alarmstasjonskontakt for hver bolig med lavest prioritet.

For fellesarealer er det ingen beboere og i dette tilfellet vil alarmstasjonen kun kontakte standard alarmstasjonskontakt.

Standardkontakten angis ved å gå til Alarmstasjon-siden i hovedmenyen.

Notater

Vent på siden til standardkontakten har blitt forplantet til alle hjem, ikke forlat siden!

Aktiver alarmstasjon for et hjem

Alarmstasjon må være eksplisitt aktivert for hver bolig, slik at borettslaget kan administrere hvor mange boliger som til enhver tid er aktivert og velge hvilke boliger som skal ha det. Dette for å gi fleksibilitet i scenarier der man ikke ønsker å ha alarmstasjon for alle leiligheter

Alarmstasjon er aktivert per hjem på Hjem-siden ved å veksle mellom alarmstasjon for hvert hjem

Notater

Beboer må ha telefonnummeret lagret på kontoen sin for å aktivere alarmstasjonen. Dette håndteres av portalen dersom brukeren har manglende telefonnummer

Standardkontakt må angis

 

Dashboard

Dashbordet gir administratorens aggregerte status for hele foreningen. Her kan man se status på alle enheter knyttet til boliger eller fellesarealer i foreningen. Som manglende tilkoblinger, alarmer, feil etc. Man kan også se historiske varsler. Disse varslene vises fra de siste 5 dagene,

Dette betyr at administratorene kan se tidligere alarmhendelser (alarm aktivert, slumret, slettet) i opptil 5 dager.

Dashbordet har også en rask tilgangsblokk, for ett-klikks tilgang til viktige funksjoner (opprett bygning, inviter beboer, lag hjem og koble til hub)

Enhetsside

Enhetssiden viser alle enhetene knyttet til boliger i foreningen.
Her kan admin se status for huber, vannlekkasjesystemer, brannenheter og innbruddsenheter.

Administratoren kan også koble til nye huber ved å klikke på "Koble til hub" øverst til høyre.

Enhets- og alarmstatuser vil vises i "Status"-kolonnen.

Mer detaljert informasjon om enheten finner du ved å klikke på informasjonsknappen.

Notater

• Per nå kan ikke administratorene utføre noen handling på enhetene annet enn å koble til nye huber. Enhetssiden er kun ment for å vise enhets- og alarmstatuser.
• Å koble hub'er fra hjemmene gjøres fra hjem-siden, ved å redigere det spesifikke hjemmet og deretter slette hub'en. Dette vil også koble fra enheter som er koblet til det hjemmet.

 

Hjem side

Hjem-siden viser alle boliger i foreningen, og kan filtreres etter bygg.

Administratorer kan også filtrere hjem-siden ved å søke etter hjemnummer, bygning, beboernavn.

Hvis boligen er koblet til et nav, kan man se aggregert status for navet og vannlekkasjesystemet i kolonnene "Hub" og "Vann".

Man kan redigere et hjem ved å klikke på rediger-knappen for det spesifikke hjemmet. Man kan da slette boligen, fjerne beboeren, og/eller koble fra huben.

Fellesområder

Fellesarealsiden har i dag samme funksjonalitet som hjemmesiden.
Men når du oppretter et nytt fellesområde kan man navngi det ved å bruke kallenavn.

For eksempel kan man lage et felles område kalt "Inngang, første etasje".

Man kan også koble knutepunkter til fellesarealet, og invitere en beboer.

Notater

Foreløpig er det kun én enkelt beboer som kan inviteres til fellesareal fra portalen om gangen. Dette vil imidlertid økes i fremtiden.

 

Bruker

• Brukersiden viser alle brukerne som er tilknyttet foreningen/sameiet/borettslaget
• Man vil se brukernes kontaktinformasjon (hvis oppgitt), og hvilke bolig(er) de tilhører (hvis bosatt).
• Brukersiden viser også foreningens administratorer og tjenesteleverandører.
• Brukersiden er der man kan invitere nye administratorer. De "vanlige" administratorene som er invitert fra denne siden vil kun ha tilgang til den spesifikke foreningen de ble invitert fra.
• Brukerinformasjon kan redigeres ved å klikke på redigeringsknappen for den spesifikke brukeren. Deretter kan man redigere brukerinformasjon (navn, e-post, telefonnummer og slette brukeren.

Notater

• Alle «vanlige» administratorer (ikke superadministratorer) vil, hvis de har oppgitt telefonnummeret sitt under eller etter registrering, motta en SMS ved kritiske varsler. Det vil si når det er vann- eller brannalarm i foreningen.

 

Inviterte brukere

Siden med inviterte brukere viser en liste over ventende administratorinvitasjoner som er sendt fra portalen.

Innstillinger

På innstillingssiden kan administratorer redigere foreningens detaljer: Firmanavn, organisasjonsnummer, firmaadresse, postnummer, by, land.

 

Profil

På profilsiden kan administratoren laste opp et profilbilde for å lette gjenkjennelsen, oppdatere sine personlige detaljer og angi portalens språk (norsk/engelsk).

På profilsiden er det også en fane for endring av passord.